Proyecto Completo Administración Hospitalaria

Adfico. Abastecimientos. Farmacia y pisos. Convenios.  Facturación. Débitos. Cobros. Turnos médicos. Admisión. Ambulatoria. Internación. Emergencias. Cirugía. Enfermería. Gestión de pisos. Gestión de HCE.

Marzo 2022: Nuevo Cliente

La Fundación Favaloro (FF) para la Docencia y la Investigación Médica fue creada en 1975 por el Dr René Favaloro, quien volvía de trabajar en la Cleveland Clinic de Ohio en donde desarrolló varias técnicas muy innovadoras en cirugía coronaria. Durante varios años, el Dr Favaloro financió con sus propios recursos la mayor parte de los gastos. En 1980 se creó el Dpto de Docencia e Investigación y ese año el equipo de Favaloro realizó el primer trasplante cardíaco del país en el Sanatorio Güemes con una sobrevida prolongada. En 1990 realizó el primer trasplante cardiopulmonar del país.

En 1989 se colocó la piedra fundamental del Instituto de Cardiología y Cirugía Cardiovascular (ICYCC), base de la Clínica  Favaloro. El Doctor quería crear un centro médico de excelencia que estuviera al alcance de toda la comunidad. En 1992 abrió sus puertas al público.

Actualmente es un centro polivalente, que actúa bajo el lema «tecnología de avanzada al servicio del humanismo médico» se brinda diagnóstico y tratamiento para afecciones en numerosas especialidades médicas. El Dr Favaloro en su Fundación, formó más de 450 profesionales, de toda la Argentina y de América Latina, hoy son jefes y directores de servicios de cardiología de reconocida trayectoria. Toda la tarea desarrollada contribuyó y contribuye a elevar el nivel de la especialidad en beneficio de los pacientes, quienes siguen siendo los únicos privilegiados en la Fundación Favaloro.

La Fundación continúa siendo líder en prestaciones médicas de alta complejidad basadas en tecnología de avanzada al servicio del humanismo médico. Alguna información de las actividades del Hospital Universitario Fundación Favaloro:

• 000 empleados directos y una cantidad similar indirectos;
• 000 mil consultas ambulatorias por año
• 000 pacientes se internan anualmente;
• 1er Centro de Trasplante de órganos en forma integral;
• 000 trasplantes realizados (cardíacos, pulmonares, hepáticos, renales, intestinales y de médula ósea);
• 000 cirugías anualmente;
• 000 estudios diagnósticos.
• 300 médicos rotantes anuales, del interior del país; países de LA y de Europa (Alemania, Francia, España y otros)

“Seré el hombre más feliz del mundo si puedo ver una nueva generación de argentinos que trabajen en distintos centros del país dotados de conocimientos médicos de excelencia”. René G. Favaloro

Proceso de selección

Durante el año 2021, la Fundación decidió iniciar un proceso de selección de un aplicativo informático para integrar y reemplazar diversos sistemas en uso en la Institución (SAP como ERP y desarrollos propios para el HIS).

Algunos de los objetivos que fijó, fueron:

• Reemplazar los sistemas Administrativo, Contable, Financiero, Abastecimiento, Almacenes, Convenios, Facturador HIS, Cobranzas, Débitos, Liquidación Honorarios, Farmacia, Operaciones específicas de la clínica (HIS).
• Ganar agilidad en los procesos administrativos.
• Reducción de los costos de las operaciones específicas de la Clínica y de los gastos en TI/SI que los soporta.
• Buscar una mejora continua de sus operaciones.
• Mejorar la toma de decisiones al contar con información con el adecuado grado de integridad y calidad.

Vieron demostraciones de producto, visitaron base instalada y compararon propuestas de  ZZZZZZZZZZ

Luego de un año de trabajo y como resultado de la evaluación de las alternativas evaluadas, en Marzo 2022 firmaron contrato por licencias de uso y por la implantación de la solución de Gaci Health.

Las principales razones que llevaron a dicha decisión, fueron:

• GACI Health, integra en un repositorio único, toda la información que viabiliza la gestión, la administración, la trazabilidad de todas las transacciones registradas en el mismo y facilite la visión 360° de la actividades de la Fundación en los aspectos hospitalarios.
• El conocimiento específico demostrado por los consultores, sobre las distintas rutinas operativas en clínicas de similar envergadura.
• El hecho de estar desarrollado en Genexus, tecnología de última generación basada en Inteligencia Artificial.
• La flexibilidad mostrada por el producto y los consultores, para introducir los ajustes necesarios para adaptarse a situaciones particulares de la Clínica (Procesos pre y pos trasplantes, Investigación, Información para financiadores internacionales, etc.).
• La transferencia de conocimiento al personal funcional y de tecnología, de manera de independizarse totalmente del proveedor.

El Proyecto

Teniendo en cuenta la relevancia internacional de algunos aplicativos a reemplazar y en especial que los mismos se encontraban muy “customizados” para poder cumplir con las funcionalidades normales en nuestro medio (se habían confeccionado 3.900 programas a medida para adecuar a SAP), se acordó dividir el proyecto de implantación en tres grandes etapas:

1. Etapa 1. Realizar en forma intensiva un Acuerdo de Expectativas:

• Comprender en detalle el ambiente tecnológico.
• Relevamiento particular de las funcionalidades a cubrir, detectar las posibles adecuaciones necesarias.
• Estimar tiempos y riesgos de todo el proyecto, de manera de hacer planes de trabajos detallados.
• El tiempo fijado para esta etapa es de 4 meses.

2. Etapa 2. Instalar, configurar, capacitar y poner en operación los siguientes Ciclos y Módulos:

• Ciclo Administrativo Contable Financiero: Contabilidad, Cuentas a Pagar, Cuentas a Cobrar (no HIS), Bienes de Uso, Impuestos, Tesorería, Conciliaciones Bancarias.
• Ciclo de Abastecimiento General: Compras, Importaciones y Almacenes.
• Ciclos de Facturación y Cobranza: Administración de Convenios. Facturación Obras sociales, prepagas, etc. Administración de Débitos. Cobranzas HIS. Liquidación de Honorarios.
• Ciclo de Administración de Farmacia: Compras. Distintos depósitos (Central, Pisos, etc). Consumos. Trazabilidad.
• Se estima un tiempo de 12 meses.

3. Etapa 3: Implantación de todos los Ciclos específicos de Administración Hospitalaria:

• Turnos y agendas médicas. Admisión. Atención ambulatoria.
• Internación. Emergencias. Cirugía.
• Enfermería. Gestión de pisos.
• Gestión de HCE.
• Se estima un tiempo de 12 meses.

Junio 2022: Etapa 1. Kick off para el Acuerdo de Expectativas

“Nunca recibí distinciones a título personal. Para mí el “nosotros” siempre estuvo por encima del “yo”. ”

(Dr René Favaloro Conferencia “Marginalidad y pobreza de cara al tercer milenio”, Universidad del Litoral, Nov 1997)

A fines de Mayo 2022 se realizó el Kick off correspondiente a la Etapa 1 del proyecto, destinada a la confección de un Acuerdo de Expectativa formal, detallado y consensuado entre la Fundación Favaloro y Gaci Group.

Durante el mismo se expuso

• Objetivo a lograr. Redactar un documento que resuma toda información que se utilizará durante las siguientes etapas del proyecto:
• Marco General para la toma de decisiones durante el Proyecto.
• Participantes: Gerentes del proyecto, Líderes de proyecto y los principales Usuarios Claves y Consultores.
• Presentación del Organigrama de Proyecto a completar
• Metodología a aplicar.
• Entregables final

Octubre 2022. Presentación del Acuerdo de Expectativas

Luego de cuatro meses de trabajo, se completó la redacción del Acuerdo de Expectativas, conteniendo:

• Presentación del Organigrama de Proyecto a completar
• Puestos y responsables con nombre.
• Funciones de cada nivel.
• Metodología a aplicar.
• Pasos a cumplir.
• Tareas a realizar por cada parte.
• Relevamientos detallados, Comparaciones con funcionalidades estándar del sistema.
• Macro definición de posibles adecuaciones. Decisiones sobre las mismas.
• Entregable final
• Alcance funcional: Tareas lógicas que cubrirá el proyecto, en forma estándar y adecuaciones necesarias.
• Límites: Arquitectura tecnológica en el que se desenvolverá.
• Definir el Equipo de Proyecto a participar en esta etapa y en la siguiente.
• Definir la Metodología de Lanzamiento.
• Detectar y evaluar Riesgos.
• Proponer Planes detallados de acción para las siguientes etapas.
• Especificar los derechos y obligaciones de ambas organizaciones.

El Acuerdo de Expectativas, realizado con una fuerte participación de personal operativo de la Fundación Favaloro y Funcionales de Gaci Group, se presentó para su evaluación y aprobación ante el Comité de Dirección del Proyecto.

El mismo se encuentra integrado por

• Fundación: Directores Ejecutivos, Gte Administrativo Financiero, Gte Operaciones, Gte Sistemas, Líder de Proyecto.
• Gaci Group: Director Proyecto, Gte Proyecto, Líder de Proyecto.

Luego de varias consultas y ampliaciones, el mismo fue aprobado formalmente durante el mes de Diciembre 2022.

Marzo 2023. Inicio Etapa 2

Dentro de lo definido en el Acuerdo de Expectativas aprobado en Diciembre 2022, se preveía iniciar la implantación de la Etapa 2 luego de las vacaciones de verano.

Para aprovechar ese tiempo, durante esos meses se estuvo trabajando en la programación de algunas adecuaciones específicas de la operatoria de la Clínica Favaloro.

Por lo cual, en Marzo 2023 se dieron inicio a la Etapa 2, que comprende la

• instalación,
• configuración,
• capacitación y
• puesta en operación

de los siguientes Ciclos y Módulos:

• Ciclo Administrativo Contable Financiero:
• Contabilidad, Bienes de Uso, Impuestos,
• Cuentas a Pagar, Cuentas a Cobrar (no HIS),
• Tesorería, Conciliaciones Bancarias.
• Ciclo de Abastecimiento General:
• Compras,
• Importaciones
• Ciclos de Facturación y Cobranza:
• Administración de Convenios. Facturación Obras sociales, prepagas, etc.
• Administración de Débitos.
• Cobranzas HIS.
• Liquidación de Honorarios.
• Ciclo de Administración de Farmacia:
• Distintos depósitos (Central, Pisos, etc).

Para realizar estas tareas, Gaci Group destina los siguientes recursos:

• Gerente de Proyecto
• Líder de Proyecto módulos ERP.
• Líder de Proyecto módulos Health.
• 4 Consultores ERP
• 2 Consultores Health.
• 2 Técnicos en desarrollos
• 1 Técnico en soporte tecnológico.

El tiempo total asignado a esta etapa, es de 12 meses.