Caso de Éxito Gaci – Clinica de Cuyo

Caso de Éxito Gaci Health
Gestión Hospitalaria, Convenios, Facturación, Débitos, Adfico, Abastecimiento, Farmacia.

Enero 2019 – NUEVO CLIENTE

Clínica de Cuyo S.A. es una empresa familiar iniciada por José Federico López, de fuerte presencia empresaria en Mendoza. En el 2003 compró una clínica con 50 años de antigüedad, definiendo como principios guía para la misma: el Valor por la Vida y el brindar un servicio de alto nivel en salud asistencial. Para cumplir con los mismos:

– Realizó importantes inversiones en la modernización del edificio y en su equipamiento tecnológico (Tomógrafo Helicoidal Multicorte 128 Slices. Resonador Alto Campo Magnético 1.5 Tesla. Mamógrafo digital CR).

– Cuenta con Comité de Bioseguridad, de Infectología, de Docencia e Investigación y de Ética y disciplina.

– Se destaca por tener un servicio exclusivo de nutrición y gastronomía con dietas adecuadas a la patología de cada paciente y un servicio de hotelería hospitalaria diferenciado.

Gracias a ello Clínica de Cuyo, hoy cuenta con 100 camas atendidas por una plantilla de 400 personas y es un referente en servicios de salud integral y cuidado de sus pacientes, en todo Cuyo y el Noroeste Argentino. Distinciones logradas: La máxima categoría asignada por el Ministerio de Salud y Desarrollo Social en Maternidad y Neonatología. Elegida por la Asociación de Ejecutivos de Mendoza como la Mejor Institución de Salud 2017.

La selección

El Directorio de Clínica de Cuyo aprobó un plan de expansión de servicios, por el cual inició la construcción de un edificio contiguo con equipamiento de última generación para maternidad, quirófanos y consultorios.

En orden con esta decisión, consideró necesario reemplazar el sistema informático que utilizaba, el cual contaba con buena funcionalidad pero era poco permeable a las adecuaciones, lo cual trababa su escalabilidad acorde con el importante crecimiento en complejidad y volumen de transacciones que tendría la Clínica.

Para ello inició un proceso de selección de un aplicativo informático integrado que pudiera soportar la totalidad de las actividades médicas, hospitalarias y administrativas, asegurando calidad y productividad en el funcionamiento de la Clínica.

Luego de un proceso de selección que duró unos 6 meses, comparando una serie de aplicativos informáticos, Clínica de Cuyo eligió la propuesta presentada por la División Health de Gaci Group, que se distinguió del resto por:

• Tecnología diferencial: Genexus.
• Mayor alcance general: Gestión de los aspectos Hospitalarios, Administrativos, Logísticos y Financieros.
• Muy buen Back Office: Contabilidad, Compras, Inventarios.
• Alta flexibilidad para realizar desarrollos ad-hoc de funcionalidades específicas requeridas por el usuario.

El Proyecto:

La solución a implementar está integrada por los siguientes ciclos y sus correspondientes módulos:

• Gestión Hospitalaria: Manejo y atención de turnos. Consultorio Médico Ambulatorio (atención médica y administrativa de pacientes). HCE- Historia Clínica Electrónica. Hospitalización y Gestión de Pisos. Enfermería. Servicios Médicos. Agenda de Quirófanos. Farmacia y Stock. Emergencias.
• Gestión Administrativa: Administración de Convenios con obras sociales. Liquidación a prestadores y médicos. Facturación y Cobranzas. Cuentas Corrientes. Compras Farmacia-integrado a BIO-NEXO.
• Gestión Contable y Logística: Contabilidad y Finanzas. Compras Generales. Almacenes

En una primera definición, la puesta en operación se dividió en tres etapas:

• Etapa I. Pondría en operación a los Módulos referidos a Consultorio y Facturación.
• Etapa II. Completaría la primera etapa con los módulos de Compras Generales y Almacenes.
• Etapa III. Haría el lanzamiento del resto de los módulos asociados a Internación.

En lo referente a la Arquitectura de IT

• Ambiente Intel con 3 servidores físicos DELL XEON (virtualizaciones, sitio de contingencia).
• Estaciones de trabajo, inicialmente serán 150, para luego completar un total de 250.
• A cada nodo (Pisos de la clínica) con conexión de fibra óptica, con 2 cables UTP categoría 6 de Contingencia (ante algún corte de fibra). A los puestos desde cada Rack de piso, con cable categoría 5.
• WIFI para los carros de enfermería y las PC de Quirófanos.

Marzo a Julio 2019 – Lanzamiento Etapa I

En base a lo acordado, durante el mes de Marzo 2019 se inició la implementación de las siguientes funcionalidades:

• Manejo y Gestión de colas de espera.
• Consultorio Médico Ambulatorio (atención médica y administrativa de pacientes).
• HCE- Historia Clínica Electrónica
• Agenda de Quirófanos
• Administración de Convenios con obras sociales.
• Liquidación a prestadores y médicos.
• Facturación y Administración de Débitos.
• Cobranzas
• Integración con servicios de Rayos y Laboratorio.
• Interfaces de Consultorios.
• Contabilidad y Finanzas.

Durante el mes de Julio 2019, se pusieron exitosamente en operación los mismos. Inicialmente operaron con el aplicativo:

• 176 médicos en consultorios.
• 240 cirujanos (que pueden o no atender además consultorio)
• 25 usuarios

Hechos significativos

La implementación de la HCE en consultorios y guardia médica fue impulsada por los médicos referentes de Consultorios y Guardia, quienes lideraron desde el Área Médica la adaptación de dichos módulos a la idiosincrasia de los profesionales médicos de Clínica de Cuyo.

• Los médicos y administrativos fueron capacitados en el uso del sistema durante dos semanas, en fecha próxima al lanzamiento, para evitar olvidos en el manejo del mismo.
• En conjunto se comenzó a llevar la agenda de quirófano por sistema, dejando de lado progresivamente la administración manual. Esto fue impulsado por la Jefa de Quirófano, quien estuvo a cargo de la adaptación del módulo de turnos de Quirófano a la cultura y formas de Clínica de Cuyo.
• Desde el 01/07/2019, Clínica de Cuyo confecciona los protocolos quirúrgicos en el Nuevo Sistema.
• El tiempo de adaptación de la tabla de los procedimientos quirúrgicos a la jerga médica y requerimientos de financiadores, insumió aproximadamente 4 meses.

Comentarios de usuarios, médicos, administrativos y pacientes

• Se vencieron las naturales resistencias al cambio, al advertir los usuarios que las nuevas funcionalidades les resolvían en forma automática muchas situaciones operativas que anteriormente eran llevadas manualmente.
• Médicos de Consultorio: De los 174, solo uno demoró en adaptarse a la HCE. Para el resto, el poder recetar y prescribir estudios por el sistema, hacen del mismo una herramienta insustituible.
• Dada las prácticas polivalentes de Clínica de Cuyo, en algunas especialidades costó adaptar las tablas de Motivos de consulta y de diagnósticos.  En consultorio ese fue el principal motivo de queja, por no encontrar el motivo de consulta y/o diagnóstico que normalmente están acostumbrados a usar.
• Médicos de Quirófanos: Ha sido un gran aporte el hecho que el sistema incorporare la confección del protocolo quirúrgico. Esto permite visualizar el mismo, en cualquier momento a través de la consulta de la HC del paciente que se trate. El 50 % de los médicos (nueva generación) consideran el módulo muy amigable
• Médicos de Guardia: Pasar del Libro de Guardia manual a la HCE fue un gran avance, en especial por la posibilidad de prescribir por el sistema y que luego la consulta de guardia pueda ser visualizada por el resto de los médicos en el consultorio.
• Pacientes: El comentario general es sobre las recetas y prescripciones médicas generadas por sistema. Este cambio, eliminó la problemática sobre la escritura de los médicos que en muchos casos no se entendía y debían volver para solicitar una nueva receta o prescripción.

Esta primera etapa implicó un tiempo de 3 meses, interviniendo por parte de

• Clínica Cuyo: 10 Usuarios Claves, 2 Especialista de Sistemas, 1 Supervisor de Proyecto.
• GACI Group: 4 Consultores Funcionales, 2 Consultores Técnicos, 1 Gerente de Proyecto.

Noviembre 19 a Marzo 20 – Lanzamiento Etapa II

De acuerdo al éxito obtenido con el lanzamiento de la Etapa I, en Noviembre 2019 se inició la implantación de la Etapa II, que incluyó las siguientes funcionalidades:

• Administración Datos Maestros de Pacientes
• Hospitalización y Gestión de Pisos
• Gestión de Enfermería
• Emergencias
• Farmacia, compras y stock (Farmacia central y pisos)
• Compras y stock en general
• Servicios Médicos, Tercerizados y Especialidades Médicas,
• Auditoría Médica
• Facturación – Cajas
• Administración y Cobranzas + ctas ctes

Para completar la segunda etapa, se necesitaron 4 meses, interviniendo por parte de

• Clínica Cuyo: 5 Usuarios Claves, 2 Especialista de Sistemas, 1 Supervisor de Proyecto.
• GACI Group: 2 Consultores Funcionales, 2 Consultores Técnicos, 1 Gerente de Proyecto.